タスク管理の自動化

プロジェクト概要

Microsoft 365をフル活用し、
対応漏れゼロと業務負荷の軽減を同時に実現

チャットツール（Microsoft Teams）への直接投稿により発生していた「問い合わせの流出」や「対応漏れ」を解消するため、Microsoft FormsとPower Automateを活用した自動タスク起票システムを構築しました。

Teamsチャットに直接依頼が届くため、忙しい時間帯にメッセージが流れてしまい、対応漏れが発生していました。

誰がどの案件をどこまで進めているかが一目でわからず、確認作業自体がチームの負担になっていました。

単なる「仕組み作り」ではなく、現場が無理なく移行できる「業務フローの再設計」を軸にご提案しました。

Microsoft Formsを採用し、必要な情報を漏れなく入力してもらう仕組みを構築。

Power Automateを介し、Formsの投稿内容をMicrosoft Plannerへ自動起票。
入力の手間を省きつつ可視化を実現

「チャットは相談、正式依頼はForms」という明確な線引きをお客様と共に定義。

現場の方々が迷わないよう、操作手順の解説と「なぜこの仕組みが必要か」を伝える説明会を実施。

すべての依頼を一元管理し、進捗状況を可視化することで、対応漏れをゼロにしました。

「何か対応を忘れているのではないか」という不安が解消され、メンバーが本来の業務に集中できる環境を実現しました。

ユーザー向け説明会を通じて運用意図を共有し、導入初日から新ルールでの運用が定着しました。

新たなツールを導入することなく、すでにご契約中の Microsoft 365 の機能を組み合わせることで、追加コストを発生させずに課題解決を実現しました。