Microsoft 365を活用し、
問い合わせ管理の可視化と業務負荷の軽減を実現
Microsoft Teamsへのチャット依頼によって発生していた問い合わせ管理の課題を整理し、
Microsoft 365の標準機能を活用したタスク管理フローを構築しました。
■ プロジェクト概要
- 問い合わせ窓口をMicrosoft Formsに一本化
- Power Automateでタスクを自動作成
- Microsoft Plannerで進捗を可視化
- 既存のMicrosoft 365環境を活用（追加ツールなし）
■ お客様の課題
- 課題01：依頼の見落としリスク
- Teamsチャットに直接依頼が届く運用だったため、忙しい時間帯にはメッセージが流れてしまい、依頼の見落としや対応漏れが発生する可能性がありました。
- 課題02：対応状況の把握が難しい
- 誰がどの依頼をどこまで対応しているのかが一目で把握できず、進捗確認のためのコミュニケーションが増えてしまう状況でした。
■ salqの提案・実施内容
ツール導入だけではなく、現場が無理なく利用できるよう業務フローと運用ルールの整理も含めて支援しました。
- 問い合わせ窓口の一本化
- Microsoft Formsを利用し、問い合わせ内容をフォームから登録してもらう仕組みを構築しました。
- 必要な情報を入力してもらうことで、依頼内容の抜け漏れを防ぎます。
- タスク起票の自動化（ノーコード活用）
- Power Automateを利用し、Formsの投稿内容をMicrosoft Plannerへ自動でタスク登録。
- 依頼内容を一覧で管理できるようにしました。
- 運用ルールの整理
- 「チャットは相談用途、正式な依頼はForms」という形で依頼受付のルールを明確化しました。
- ユーザー説明会の実施
- 現場の方が迷わず利用できるよう、 操作方法の説明と新しい運用の意図を共有する説明会を実施しました。
■ 使用技術
- プラットフォーム： Microsoft 365
- ツール： Microsoft Teams / Microsoft Forms / Power Automate / Microsoft Planner
■ 成果・効果
- 問い合わせ管理の可視化
- Plannerでタスクを一元管理することで、チーム全体で対応状況を把握しやすくなりました。
- 確認作業の負担軽減
- タスク一覧で進捗を確認できるようになり、個別の進捗確認が減少しました。
- 新しい運用の定着
- 説明会を通じて利用方法を共有したことで、Formsによる問い合わせ受付がスムーズに定着しました。
■ プロジェクトのポイント
新しいツールを追加導入するのではなく、既存のMicrosoft 365機能を組み合わせて活用することで、追加コストを抑えながら業務改善を実現しました。
